Text copied to clipboard!
Tittel
Text copied to clipboard!Front Office Eksekutiv
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søker en Front Office Eksekutiv som skal være det første kontaktpunktet for våre kunder og besøkende. Rollen innebærer å håndtere daglige administrative oppgaver, koordinere kommunikasjon, og sikre en profesjonell og vennlig mottakelse. Du vil være ansvarlig for å administrere telefonhenvendelser, planlegge møter, og støtte ulike avdelinger med kontorrelaterte oppgaver. En Front Office Eksekutiv må ha gode kommunikasjonsferdigheter, være organisert og kunne håndtere flere oppgaver samtidig i et dynamisk miljø. Stillingen krever også at du opprettholder konfidensialitet og håndterer sensitive opplysninger med diskresjon. Vi ser etter en person som er serviceinnstilt, løsningsorientert og som trives med å jobbe i team. Du vil bidra til å skape et positivt førsteinntrykk av selskapet og sikre effektiv drift av front office-funksjonen.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Håndtere telefonhenvendelser og videresende samtaler.
- Motta og ønske besøkende velkommen på en profesjonell måte.
- Administrere post og e-post for front office.
- Planlegge og koordinere møter og avtaler.
- Oppdatere og vedlikeholde kundedatabaser.
- Samarbeide med andre avdelinger for å sikre god informasjonsflyt.
- Håndtere administrative oppgaver som kopiering, skanning og arkivering.
- Sikre at resepsjonsområdet er ryddig og presentabelt.
- Behandle forespørsler og gi informasjon til kunder og besøkende.
- Bidra til kontinuerlig forbedring av front office-prosedyrer.
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring fra lignende stilling innen kundeservice eller administrasjon.
- Gode kommunikasjonsevner på norsk og engelsk, både muntlig og skriftlig.
- Beherske Microsoft Office-pakken og andre relevante IT-verktøy.
- Evne til å håndtere flere oppgaver samtidig og prioritere effektivt.
- Profesjonell og vennlig fremtoning.
- God organisasjonsevne og oppmerksomhet på detaljer.
- Evne til å arbeide selvstendig og i team.
- Diskresjon og evne til å håndtere konfidensiell informasjon.
- Fleksibilitet og tilpasningsevne i et dynamisk arbeidsmiljø.
- Utdanning på videregående nivå eller høyere innen relevant fagområde.
Potensielle intervjuspørsmål
Text copied to clipboard!- Hvordan håndterer du stressende situasjoner i en resepsjonsrolle?
- Kan du gi et eksempel på hvordan du har håndtert en vanskelig kunde?
- Hvordan organiserer du arbeidsdagen din for å sikre effektivitet?
- Hvilke IT-verktøy er du mest komfortabel med å bruke?
- Hvordan sikrer du konfidensialitet i ditt arbeid?
- Hva motiverer deg til å jobbe i en front office rolle?
- Hvordan håndterer du flere oppgaver samtidig?
- Kan du beskrive en situasjon hvor du forbedret en arbeidsprosess?
- Hvordan vil du bidra til et positivt arbeidsmiljø?
- Hva er dine forventninger til denne stillingen?
